Outlook: Criar uma pasta para recepção de Mail para cada recipiente

A utilização de regras do Outlook é extremamente poderosa, vou neste artigo demostrar como separar o correio electrónico para cada recipiente, usando regras e criando uma pasta por recipiente.

 

Em primeiro lugar vamos criar as pastas necessárias para os recipientes que desejar. Este procedimento realiza-se clicando com o botão direito do rato e escolhendo “Nova Pasta” (Pic.1). Neste exemplo criei 3 pastas, “John”, “Marie” e “Peter” (Pic. 2)

 

Seguidamente vamos clicar, não opção da Ribbon em “Ficheiro” escolhendo “Gerir Regras e Alertas” (Pic. 3)

 

Próximo passo após acedermos às regras, clicar em “Nova Regra” (Pic. 4)

 

Pic. 1

REGRAS

Vamos criar a nossa regra para quando o recipiente nos enviar correio, o mesmo vai ser movido para a pasta que selecionarmos. Vamos escolher a regra “Mover mensagens de alguém para uma pasta” (Pic. 5). escolhendo no Passo 1 “De pessoas ou grupos públicos” e no Passo 2 escolhendo “De”, como demostrado em (Pic. 6) o Livro de endereços vai ser aberto e já podemos selecionar o recipiente que queremos clicando 2 vezes em cima do nome.

Pic. 5

Escolhendo “Mover Para” no Passo 2 permite seleccionar uma das pastas que criamos anteriormente, neste caso vamos escolher a pasta “John” (Pic. 7), clicando em OK, com esta opção activa quando receber correio desta pessoa não vai haver alerta de chegada de correio novo, para colmatar esta situação vamos escolher tambem a opção “Mostra uma mensagem específica na janela de alerta”, escreva o alerta que vai querer que apareça e vamos clicar em seguinte duas vezes.

Exceções à regra que definimos. As exceções permitem invalidar ações da regra que definimos, como por exemplo, podemos invalidar a regra se o assunto contiver palavras específicas, se a exceção retornar verdadeira, a mensagem vai para a pasta a receber (Pic. 8). Clicando em seguinte chegamos ao fim da configuração, vamos deixar a opção para activar a regra e se desejar pode correr já a regra criada para a pasta “A receber”   

 

Pic. 7

Boa Sorte!

Joao Livio